Les organigrammes et les workflows  

 

La création d’un organigramme et de workflows de validation et visualisation sur PayFit va vous faciliter la vie :

  • Les bonnes personnes vont pouvoir valider les congés, absences et notes de frais des membres de leur équipe.
  • Les bonnes personnes vont pouvoir visualiser qui est absent au sein de leur équipe.
  • Vos employés auront la possibilité de visualiser l’organisation de l’entreprise depuis leur espace personnel. Un grand plus pour l’onboarding de nouveaux employés.

L’organigramme

L'organigramme vous permet de définir les niveaux hiérarchiques de votre organisation via les équipes et leurs managers. Il est accessible depuis la section Equipe > Organigramme. 

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Comment créer un organigramme ?

 

Pour définir les paramètres de votre organigramme il faut cliquer sur “Paramètres” en haut à droite. C’est à vous de définir ces paramètres. Voici les règles qui sont appliqués par défaut :  

  • Les managers valident les notes de frais de leur équipe
  • Les managers valident les absences de leur équipe
  • Les absences des membres d’une équipe sont visibles par les personnes de cette même équipe depuis leur espace employé. 

Vous pouvez évidemment modifier ces paramètres.

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Pour créer un organigramme, il vous suffit de commencer à ajouter des équipes. Ces équipes peuvent être soient au même niveau que l’équipe précédente, soit enfante de l’équipe précédente, soit entre deux équipes déjà créées donc considérées comme intermédiaire.


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Lorsque vous ajoutez une équipe, il est nécessaire de lui donner un nom, de préciser si vous la rattachez à un département et d’ajouter les membres de l’équipe ainsi que le(s) manager(s). Le manager sera forcément un des membres de l’équipe parente.


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C’est à vous de décider si l’organigramme peut être visible depuis l’espace personnel de tous vos employés. Cette option est à cocher ou décocher, en haut à gauche de votre organigramme.

 

Comment créer un département ?

 

La création de départements vous permet d’avoir une vue d’ensemble de l’organisation de vos équipes : vous pouvez grouper les équipes d’un même département.

 

Pour créer un département, vous avez 2 options :

  • soit vous le créez directement lors de l’ajout d’une équipe.
  • soit vous cliquez sur le “+” en dessous de l’organigramme. (Les noms des départements peuvent êtres modifiés depuis la légende en cliquant directement dessus).

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Comment attribuer un employé à une équipe en 2 clics ?

 

Il vous suffit de cliquer en haut à droite de l’organigramme sur : “XX employés sans équipe - Voir la liste”. Vous n’aurez plus qu’à les ajouter à leur équipe. Cette fonctionnalité est très pratique pour gérer l’arrivée de nouveaux employés. Bientôt, dès que vous ajouterai un nouvel employé, vous pourrez l’assigner directement à une équipe.

 

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Un employé ne peut être que dans une seule équipe en tant qu’employé. Il peut cependant être employé dans une équipe et manager dans une autre.

Les workflows de validation/visualisation

 

Les workflows de validation et de visualisation vous permettent de définir des droits de validation et de visualisation personnalisés, en plus de ceux définis par défaut dans l'organigramme.


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Chaque droit peut être modifié ou supprimé.

 

Pour ajouter un workflow, 3 étapes sont à suivre :

  • Dans un premier temps il faut sélectionner un ou plusieurs Bénéficiaires qui bénéficieront du droit de validation ou visualisation. Ces bénéficiaires peuvent autant être un ou des employés, qu’une ou plusieurs équipes.

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  • Ensuite il faut définir les droits de validation (absences & notes de frais) et de visualisation (absences) attribués à ces bénéficiaires. Si le droit de validation des absences est attribué au(x) bénéficiaire(s), alors le droit de visualisation des absences sera automatiquement attribué.


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  • Enfin il faut sélectionner les employés / équipes concernés par ce workflow. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs employés, ou une ou plusieurs équipes.


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Comment se passe la validation entre établissements ?

Il vous suffit de passer par la holding de tous vos établissements pour établir les droits de visualisation et de validation de personnes qui ne travaillent pas dans le même établissement. 

 

 

N’hésitez pas à nous faire vos retours sur cette nouvelle fonctionnalité en nous envoyant un mail à hello@payfit.com.