Les notes de frais

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Il s'agit d'un document permettant à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels.

Les notes de frais portent le plus souvent sur :

  • des frais de repas
  • des frais de transport
  • des frais de logement

Attention, le salarié doit pouvoir justifier que ces frais ont été exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise.

Le remboursement des notes de frais ne peut être imputé sur la rémunération du salarié.
Ils sont totalement exonérés de cotisations sociales.

Et sur PayFit ?

Vous pouvez activer la possibilité pour vos salariés d'ajouter des notes de frais depuis leur espace personnel. Ce module est facturé 3€ par mois par employé. Si l'employé ne dépose pas de notes de frais durant le mois, alors ce ne sera pas facturé. 

Dès qu'un employé ajoutera une note de frais (repas, transport, indemnités kilométriques, autres), vous recevrez une notification sur votre espace Entreprise pour valider ou refuser celle-ci.

Si vous n'activez pas le module, vous pouvez vous-même ajouter une note de frais pour l'un de vos employés en vous rendant dans l'onglet Modifications rapides puis en sélectionnant Primes et notes de frais.

Depuis votre espace Entreprise sur l'onglet Notes de frais vous pouvez : 

  • Valider les notes de frais

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  • Activer le module notes de frais pour les salariés que vous souhaitez

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  • Consulter la synthèse des notes de frais du mois

Vous pouvez consulter cette synthèse pour le mois en cours depuis l'onglet Notes de frais -> Synthèse des notes de frais de votre espace Entreprise. Par ailleurs, il vous est possible de télécharger un fichier ZIP avec toutes les notes de frais de chaque mois. 

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