Les stagiaires

 

Vous vous apprêtez à accueillir un stagiaire ?

Concernant la paie, les stagiaires font l'objet de dispositions particulières puisque vous devez leur verser une gratification mensuelle liée à un taux horaire et au nombre d’heures de présence effective du stagiaire. Cette gratification peut être totalement exonérée de cotisations si elle ne dépasse pas un certain montant ! Le stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, il ne s'agit ni d'un salaire, ni d'une rémunération, ni d'une indemnité.

Dois-je établir un contrat de travail ?

  • Non, car l’équivalent du contrat de travail pour un stagiaire est la convention de stage, signée par l'entreprise, l'établissement et l'étudiant-stagiaire. Elle définit les conditions du stage (durée, rémunération, couverture sociale du stagiaire, etc).
  • Attention, le stagiaire demeure sous le contrôle de son établissement scolaire, mais il est soumis aux règles en vigueur dans l’entreprise. Il doit, comme les salariés, se conformer au règlement interne : horaire de la pause déjeuner, heure d’arrivée, utilisation du matériel, etc.
  • La convention servira de référence en cas de litige entre vous, le stagiaire et l’établissement.

Dois-je le rémunérer ?

  • La gratification est obligatoire lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois, soit l'équivalent de 44 jours (sur la base de 7 heures par jour), au cours de l'année d'enseignement (scolaire ou universitaire). En dessous de ce volume horaire, la gratification reste facultative pour l'employeur.
  • A retenir pour le calcul de la présence :
    • 1 mois = 22 jours, consécutifs ou non,
    • 7 heures (consécutives ou non) = 1 jour.
  • Le taux horaire de la gratification doit obligatoirement figurer dans la convention de stage. Pendant un congé de grossesse, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, la gratification des jours d'absence n'est pas obligatoire, car celle-ci est calculée sur le nombre d'heures de présence effective du stagiaire. Mais elle reste possible et ne remet pas en cause l'obligation de gratification des jours de présence.
  • Depuis le 1er septembre 2015, la gratification minimale par heure de stage est de 3,60 €.
    • gratification = 3,60 €/h = totalement exonérée de charges sociales
    • gratification > 3,60 €/h = soumise à cotisations et contributions sociales (uniquement au-delà du seuil de franchise, c'est-à-dire la différence entre le montant réellement versé et la franchise de cotisations qui est de 3,60 €/h).
  • Dans certaines branches professionnelles, le montant de la gratification peut être supérieur au montant minimum légal (fixé par convention de branche ou accord professionnel). En fonction de votre activité, PayFit vous indiquera la gratification minimale pour votre stagiaire.

L'ajout d'un stagiaire sur PayFit

Assez de théorie, passons maintenant à la pratique !

Pour ajouter un stagiaire dans votre entreprise, vous pouvez commencer par ajouter un salarié, en renseignant tout d'abord la première étape : les informations personnelles (identité, adresse, numéro de sécurité sociale...).

Puis dans la seconde étape Nouveau Contrat, cochez le statut Stagiaire et cliquez sur Suivant.

 

Indiquez alors les dates de début et de fin de stage (la durée maximale est de 6 mois).

 

Vous voilà désormais à l'étape 3 !
Renseignez le temps de travail hebdomadaire du stagiaire (généralement 35h), puis cliquez sur Suivant.

 

Enfin, définissez le taux horaire de la gratification de votre stagiaire et validez :

 

En effet, en fonction du taux horaire, la gratification de votre stagiaire va varier en fonction des heures réellement effectuées. Si vous le souhaitez, vous pouvez calculer le taux horaire à partir d'une gratification forfaitaire ! 

 

Voilà, vous pouvez à présent établir le bulletin de paie de votre stagiaire

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