Les frais professionnels

Il s'agit de toutes les dépenses réalisées par le salarié pour remplir sa mission, mener à bien son travail (inhérentes à son activité professionnelle).

Ces frais doivent donc faire l'objet d'un remboursement sous la forme :

  • d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs
  • d’un versement d’allocations forfaitaires

Les frais professionnels ne sont pas imposables et ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Toutefois, des limites d’exonérations sont fixées, pour chaque catégorie de frais professionnels. Au delà de ces sommes, vous pouvez être contraints de payer des cotisations sociales (sauf à justifier ce remboursement et produire des justificatifs).

Contrairement aux avantages en nature, les frais professionnels ne font pas partie du salaire (sauf lorsqu'un abattement est appliqué).

Il existe 2 types de remboursement des frais professionnels :

1. Le remboursement forfaitaire

Le salarié est remboursé et ce remboursement prend parfois la forme de "primes" (primes de transport, prime de repas...).

Ces remboursements (ou primes) peuvent être prévus par le contrat de travail, par une convention collective ou par un usage en vigueur dans la profession.

Vous n'avez pas à justifier ces dépenses (sauf si la valeur excède la limite fixée par l'administration) mais simplement pouvoir démontrer que ces allocations correspondent aux situations de fait.

Dans les cas suivants, vous pouvez indemniser votre salarié sous la forme d’indemnités forfaitaires :

  • frais de repas au restaurant
  • frais de restauration sur le lieu de travail
  • frais de repas hors des locaux de l’entreprise
  • frais kilométriques
  • frais de grand déplacement en métropole ou dans les territoires situés outre-mer et à l’étranger
  • frais destinés à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle, dans l’attente d’un logement définitif
  • frais destinés à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle

2. Remboursement sur les dépenses réelles engagées

Le salarié doit vous présenter des justificatifs.

Ces situations correspondent aux frais :

  • supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail,
  • engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC),
  • de déménagement suite à mobilité professionnelle,
  • exposés par les salariés des entreprises françaises détachées à l’étranger,
  • engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements et collectivités d’Outre-mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Il n’y a pas de limite d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement au réel.

Et sur PayFit ?

1. L'ajout d'un frais professionnel

Les barèmes des frais professionnels sont enregistrés conformément aux dispositions légales et conventionnelles.
Nous les mettons automatiquement à jour dès qu'une évolution apparaît.

Sur PayFit, il suffit donc d'indiquer la nature du frais professionnel que vous souhaitez ajouter pour que l'indemnisation soit automatiquement calculée.

Rendez-vous sur l'onglet Eléments de rémunération, et cliquez sur Ajouter :

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Puis sélectionnez dans la liste les frais professionnels que vous souhaitez ajouter :

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Vous avez la possibilité que les frais soient proratisés automatiquement en cas d'entrée ou sortie en cours de mois. Vous pouvez cocher cette possibilité lors de l'ajout d'un frais professionnels.

Voici le détail des différents types de frais professionnels : 

  • Frais professionnels de transports

Précisez le type du véhicule, sa puissance et la distance parcourue : le montant du frais est automatiquement calculé.

Il ne vous reste plus qu'à choisir la périodicité du frais professionnel : uniquement sur le mois en cours ou mensuellement.

  • Indemnité de grand déplacement / Frais de repas petit déplacement

Indiquez si vous souhaitez rembourser le salarié sur la base de frais réel ou d'un forfait. Si vous choisissez le remboursement en fonction des frais réels, indiquez seulement le montant du remboursement.

  • Indemnisation mobilité

Précisez le type de frais :

- Hébergement provisoire : indiquez uniquement la durée et le montant du frais professionnel

- Installation nouveau logement : précisez le mode d'indemnisation (base forfaitaire ou frais réel) et la périodicité

  • Outils NTIC

Il s'agit obligatoirement d'un remboursement selon les frais réels. Indiquez la valeur du remboursement.

  • Frais d'entreprise

Il s'agit obligatoirement d'un remboursement selon les frais réels. Indiquez la valeur du remboursement.

2. La déduction forfaitaire spécifique

Vous pouvez ajouter la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels à vos salariés depuis leur profil sur l'onglet Contrat -> Temps de travail et Rémunération -> Déduction forfaitaire spécifique. Le taux d'abattement sera calculé automatiquement en fonction du champ professionnel et du poste. 

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Vous avez aussi la possibilité de modifier les paramètres de la Déduction forfaitaire spécifique d'un salarié depuis votre espace entreprise sur l'onglet Modifications rapides -> Autres. 

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3. La synthèse des frais

Vous pouvez ensuite retrouver la liste des frais professionnels du salarié sur l'onglet Eléments de rémunération :

  • Pour modifier un frais : cliquez sur le crayon
  • Pour supprimer un frais : cliquez sur la croix

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Vous retrouverez également un résumé de ces frais sur l'onglet Synthèse du mois :

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