La régularisation des congés payés

Comme nous venons de le voir précédemment, tous les salariés acquièrent au minimum 5 semaines de congés payés par an, en jours ouvrables (30 jours par an) ou en jours ouvrés (25 jours par an).

Mais qu'en sera-t'il d'un salarié qui va entrer ou partir de l'entreprise en cours d'année ?
Comment se fait le calcul de l'acquisition des congés payés ?

La période de référence

Les congés payés ne s'acquièrent pas par année calendaire (c'est à dire du 1er janvier au 31 décembre) mais par période de référence.

Une année de référence s'étend du 1er juin de l'année en cours (N) au 31 mai de l'année suivante (N+1).

Bien sûr, il peut exister des exceptions :

  • par exemple certaines conventions collectives (ou accords collectifs) peuvent prévoir une période de référence qui correspond à une année calendaire ou à toute autre période de 12 mois continue.
  • Pour les entreprises dont l’indemnité de congés payés est versée par une Caisse de Congés Payés, la période de référence se situe du 01/04/N au 31/03/N+1 (par exemple dans le secteur BTP).

L'acquisition des congés payés : un calcul mensuel

Et oui, nous l'avons étudié dans la fiche précédente, l'acquisition des congés payés s'effectue tous les mois : un salarié acquiert 2,0833 jours ouvrés par mois ou 2,50 jours ouvrables.

Le solde définitif des congés payés à prendre doit être communiqué au salarié le 31 mai de chaque année en tenant compte d'une éventuelle régularisation si la période de référence a été incomplète.

Les absences qui ne donnent pas lieu à acquisition de congés payés

Sauf dispositions conventionnelles plus favorables, les périodes non prises en compte sont les suivantes :

  • les périodes d'arrêt de travail pour maladie
  • les périodes de grève
  • le congé parental à temps plein
  • le congé de présence parentale
  • le congé de solidarité familiale
  • les périodes de mise à pied
  • les arrêts de travail consécutifs à un accident du travail ou une maladie professionnelle (pour la période qui excède 1 an)
  • les absences pour convenances personnelles

Une régularisation en fin de période de référence

Au 31 mai (ou au départ du salarié de l'entreprise), une régularisation doit donc être faite pour tous les salariés qui n'ont pas été totalement présents lors de la période de référence :

  • soit à cause d'une entrée ou d'une sortie du salarié au cours de la période de référence
  • soit à cause d'une absence ne donnant pas lieu à acquisition de congés payés
  • soit ces deux conditions réunies

Pour calculer les congés payés acquis par un salarié, l’entreprise doit déterminer le nombre de mois de travail effectifs réalisés.

On considère qu’un mois de travail a été effectué si le salarié a réalisé, au choix :

  • 4 semaines de travail,
  • 20, 22 ou 24 jours de travail (en fonction du nombre de jours travaillés par semaine : 5 ; 5,5 ou 6 jours)

Ainsi, un salarié qui a cumulé 4 semaines d'absence pour maladie durant la période de référence pour le calcul des congés bénéficie quand même de 30 jours de congés payés ouvrables par an.

Certaines périodes sont prises en compte dans le calcul des congés payés.

Parmi celles-ci, on peut citer :

  • les périodes de congés payés
  • les périodes de congés formation
  • les périodes de congés maternité
  • les périodes d’arrêt dues à une maladie ou à un accident professionnel (lorsqu'elles sont inférieures à 1 an)

Cas d'une entrée ou d'une sortie en cours de mois

Un salarié entre le 11/01/2016 et sort le 17/03/2016 :

  • Nombre de jours entre l'embauche et la sortie : 66 jours calendaires
  • Une semaine en jours calendaires correpond à 7 jours : 66/7 = 9,43 semaines
  • A chaque fois que le salarié réalise 4 semaines, cela correspond à un mois de travail effectif : 9,43 / 4 = 2,36 mois
  • Le salarié acquiert 2,36 X 2,08 = 4,92 jours de congés payés arrondis à 5 jours.

Et pour les temps partiels ?

Leur droit est identique à celui dont bénéficient les salariés à temps plein, peu importe que le salarié à temps partiel travaille uniquement 2 ou 3 jours par semaine par exemple.

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