Bien démarrer avec PayFit

Une fois que le paramétrage est effectué de notre côté, nous vous informons que votre compte est prêt et c’est à votre tour de renseigner quelques dernières informations pour le mettre en route.

Si vous avez des questions, vous pouvez trouver la réponse en tapant le mot clé de votre question dans la barre de recherche en haut à droite de votre espace PayFit ou vous pouvez contacter par mail ou téléphone la personne en charge de votre onboarding. Lorsque la première paie se sera bien déroulée, l’équipe Support (Noelie, Pierre, Laura, Coralie, Albane, Julien et David) prendra le relai ! Un contact vous sera attitré et dès que vous aurez une question ce sera cette personne qu’il faudra contacter sur l'adresse hello@payfit.fr ou vous pourrez laisser un ticket avec votre requête directement depuis votre espace Entreprise (en bas à droite). Vous pourrez aussi consulter l'aide en ligne en tapant le mot clé de votre requête dans la barre de recherche de l'outil. Un article du centre d'aide pourra surement répondre à votre question. 

A présent, voici ce qu’il vous reste à faire pour générer vos premières fiches de paie :

1. GERER LES ACCES

Depuis votre espace SIRH sur l’onglet Paramètres accessible en cliquant sur le nom de votre entreprise en haut à droite, vous pouvez paramétrer les administrateurs du compte PayFit.

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1.1. Accès Admin

Il faut indiquer les adresses mails des personnes que vous souhaitez ajouter en admin du compte PayFit. Une invitation par mail leur sera envoyé. Attention, chaque admin du compte PayFit a accès à l’ensemble de la plateforme.

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1.2. Accès Manager

Vous pouvez attribuer le statut de manager à vos employés. Les managers peuvent valider les congés payés ou les notes de frais des employés qui leur sont attribués, depuis leur espace personnel PayFit sur l’onglet validation. L'attribution du statut de manager se fait depuis la partie SIRH sur l'onglet Equipe

(Vous pouvez même ajouter / changer les photos des managers directement depuis cet onglet en cliquant sur la photo)

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1.3. Envois des mails

Vous pouvez définir les emails de notification que les admins de votre compte PayFit vont recevoir. Cette sélection concerne les sujets suivants :

  • Bulletin de paie : Pour recevoir chaque mois les bulletins de paie après la génération des paies.
  • Demandes de congés payés : Pour recevoir les demandes de congés payés de vos employés (en plus des managers).
  • Demandes de notes de frais : Pour recevoir les demandes de notes de frais de vos employés (en plus des managers).
  • Un employé a rempli ses informations personnelles lors de l’onboarding de l’entreprise : Pour être notifié quand un nouvel employé a rempli ses informations personnelles.
  • Documents de fin de contrat : Pour recevoir une notification quand des documents de fin de contrat (Solde de Tout Compte, Certificat de Travail...) sont disponibles sur PayFit.
  • DPAE : Pour recevoir une notification quand une DPAE est disponible sur PayFit.
  • Exports comptable : Pour recevoir les différents exports comptables (OD de paie et livres de paie).
  • DSN mensuelles : Pour recevoir les informations principales contenues dans une DSN mensuelle lors de son envoi.
  • DSN évènementielles : Pour recevoir les informations principales contenues dans une DSN évènementielle lors de son envoi.
  • Changements effectués après la clôture de la paie : pour recevoir les notifications lorsqu'une écriture de paie passée est modifiée.

Plusieurs personnes peuvent recevoir le même mail de notification et si vous ne renseignez pas de destinataire pour un type de mail, les mails seront envoyés par défaut à l’adresse email de l’admin qui les recevait jusqu’à présent.

Ces réglages s'effectuent depuis l'onglet Paramètres que vous retrouvez lorsque vous cliquez sur le nom de votre entreprise en haut à droite. 

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1.4. Activer l’espace employé

L’espace employé permet aux salariés de votre entreprise de faire leur demande de congés payés, RTT et de notes de frais (pour les salariés pour lesquels la fonctionnalité est activée), et de consulter quand ils le souhaitent leurs bulletins de salaire. Il permet aussi aux managers de valider ou refuser les congés payés et les notes de frais des membres de leur équipe.

Pour l’activer, rendez-vous sur l’onglet Paie -> Entreprise -> Génération des bulletins. Une fois qu’il est activé, un mail sera automatiquement envoyé à tous vos employés qui pourront directement créer leur compte !

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2. AJOUT DES VARIABLES DE PAIE

A partir de l’onglet Modifications rapides de votre espace Entreprise sur la partie Paie vous pouvez ajouter et modifier toutes vos variables de paie du mois en cours.

2.1. Congés & absences

Vous pouvez visualiser et modifier les différentes absences de vos employés : absences, congés payés, RTT et jours de repos. Il vous suffit juste de cliquer sur une valeur pour ensuite pouvoir la modifier. Ce tableau est téléchargeable (cf. en bas de la page).

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2.2. Primes & notes de frais

Vous pouvez visualiser la somme totale des primes et des notes de frais du mois en cours. Vous n’avez qu’à cliquer sur une valeur pour la modifier. Ce tableau est téléchargeable (cf. en bas de la page).

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2.3. Travail de nuit, dimanche et jours fériés

Vous pouvez afficher les colonnes correspondant aux différents types d'indemnités en cochant les cases correspondantes. Il est par ailleurs possible de modifier le montant des indemnités pour chaque salarié en cliquant dans le tableau.

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2.4. Autres : participation patronale aux frais de transport, avantages en nature, frais professionnels, heures d'astreinte ; déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels ; modulation du temps de travail

Vous pouvez ajouter en cliquant sur chaque valeur du tableau, la participation patronale aux frais de transports, les avantages en nature, les frais professionnels et les heures d'astreinte. Le tableau vous permet de visualiser les montants globaux. Ce tableau est téléchargeable (cf. en bas de la page).

Vous retrouverez plus bas la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels et la modulation du temps de travail qui sont également modifiables directement en cliquant dessus et téléchargeables.

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2.5. Le paramétrage de vos titres-restaurants

Depuis votre espace Entreprise / partie Paie, sur l’onglet Titres-restaurants -> Paramètres titres-restaurant, vous pouvez paramétrer la valeur des titres-restaurants distribués à vos salariés, ainsi que la participation patronale et les cotisations sociales. Le nombre de titres-restaurants sera automatiquement calculé pour chaque salarié en fonction du nombre de jours réellement travaillés chaque mois (les absences éventuelles sont décomptées...) et ce nombre sera indiqué sur le profil de chaque salarié sur l’onglet Synthèse du mois. Il est conseillé de distribuer les titres-restaurants à la fin du mois à vos employés, afin que toutes les absences soient bien prises en compte dans la détermination du nombre de titres-restaurants attribué.

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3. VALIDATION DES BULLETINS

3.1. Vérification des bulletins

Depuis votre espace Entreprise / partie Paie, sur l'onglet Bulletins -> Validation des bulletins, vous pouvez effectuer des recherches instantanées sur vos bulletins de paie du mois en cours et valider en cochant la case pour ceux qui ont été vérifié.

Il est possible d'appliquer des filtres pour afficher les bulletins de paie par :

  • catégorie de salariés
  • salariés
  • vérifié / non vérifié

3.2. Téléchargement des bulletins

Vous pouvez aussi télécharger UN seul PDF qui regroupe tous les bulletins de paie (en format provisoire). Ils vous seront envoyés par mail à l'adresse mail de connexion. Cela vous permet d’envoyer les bulletins à des personnes en charge souhaitant les vérifier aussi de leur côté.

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4. GÉNÉRATION DES BULLETINS DE PAIE

4.1. Renseigner les adresses mails manquantes

Lors de l’onboarding les adresses mails sont ajoutées par l’équipe onboarding. Vous pouvez les vérifier ou ajouter les mails manquants depuis votre espace Entreprise / partie Paie sur l’onglet Entreprise -> Génération des bulletins -> bulletin envoyé par mail aux salariés. Il vous suffit d’activer l’envoi automatique des bulletins et vous pourrez ensuite vérifier ou ajouter les mails de chaque employé en cliquant dessus. Seuls les salariés avec une adresse mail valide recevront leur bulletin. Attention, avant d’envoyer les bulletins par mail à vos salariés, il vous faut leur accord préalable.

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4.2. Renseigner les RIB manquants

Afin de pouvoir remplir le fichier SEPA de virements que vous pourrez ensuite envoyer à votre banque, il est nécessaire de fournir des coordonnées bancaires de vos salariés. Vous pouvez les vérifier ou ajouter ceux manquants, depuis votre espace Entreprise sur l’onglet Entreprise -> Informations bancaires -> Employés payés par virement.

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4.3. Génération des bulletins de paie

Activer la génération automatique des bulletins de paie en choisissant la date depuis votre espace Entreprise / partie Paie sur l’onglet Entreprise -> Génération des bulletins. Attention, les bulletins sont générés à 23h59 de la date indiquée, donc si par exemple vous souhaitez avoir vos bulletins le 28 du mois, alors il faut programmer la génération le 27 du mois. Une fois que la génération des bulletins est réalisée, votre compte Entreprise PayFit bascule directement sur le mois suivant et il n’est plus possible de revenir en arrière donc il est conseillé d’activer la génération des bulletins que lorsque vous êtes sûrs que vos paies sont correctes et qu’il n’y a plus de modifications à apporter.

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4.4. Activer le fichier de virement SEPA

Pour vous faire gagner du temps dans vos virements nous vous transmettons chaque mois un fichier de virements (norme SEPA, format XML)à uploader le document au format .xml sur votre espace bancaire. Attention, il faudra vérifier auparavant auprès de votre banque que la fonctionnalité "virement SEPA" est bien activée. Tous les ordres de virements sont réunis sur le même document. La banque procédera aux virements une fois le document ajouté. La procédure sera la même tous les mois. Attention, PayFit ne paie pas vos employés directement ! 

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5. AUTRES

5.1. Les contrats de prévoyance et mutuelle.

Pour chaque employé que vous ajoutez sur votre compte, il faut bien penser à ajouter le salarié sur un contrat de prévoyance et de mutuelle depuis votre espace Entreprise sur l’onglet Mutuelle, retraite & prévoyance.

 

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5.2. Les labels de salariés

Vous pouvez ajouter jusqu'à 4 dimensions, toutes modifiables (allez sur « Paramètres des dimensions » ci-dessous). Par exemple, nous vous proposons les catégories suivantes : 

  • Équipes (ex : Commercial, Produit, Support... )
  • Postes (ex : Chef de projet, Développeur ... )
  • Bureaux (ex : Paris, Lyon, Londres ... )

A quoi servent ces dimensions : 

  • Les labels, répartis par dimensions, vous permettent d'obtenir des synthèses par catégories de salariés.
  • Les références analytiques vous permettent de faire de la comptabilité analytique et voir sur un même document les coûts des catégories que vous souhaitez.
  • Les différents labels du salarié seront présents à côté du nom sur les différentes synthèses.
  • Les modifications que vous faites sur le mois courant sont prises en compte sur les mois passés.

Chaque salarié peut être dans plusieurs dimensions mais ne peut pas être dans plusieurs catégories d'une même dimension. 

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Si vous avez des questions, hésitez pas à nous écrire à hello@payfit.fr :) 

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