Module Notes de frais

La fonctionnalité Notes de frais est disponible sur PayFit !

Vous pouvez l'activer depuis vos Paramètres (cliquez sur le nom de votre entreprise en haut à droite) sur l'onglet Gestion des modules. 

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Lorsque vous activez le module “Notes de frais”, vous pouvez ensuite depuis l'onglet Notes de Frais de la partie SIRH, sélectionner les salariés qui sont concernés. Vous n’avez pas l’obligation d’activer ce module pour tous vos salariés. Le prix mensuel du module est de 3€ par employé sélectionné et il est facturé que si au moins une note de frais a été ajouté. Si la fonctionnalité est activée pour un employé mais qu'aucune note de frais est déposée en son nom durant le mois en cours, cela ne sera pas facturé.  

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Dès que vous activez ce module pour un salarié vous pouvez cliquer sur "Notifier par email" et un mail sera envoyé au salarié lui indiquant qu'il dispose à présent de la fonctionnalité Notes de frais.  Les salariés pourront instantanément effectuer leurs demandes de notes de frais (repas, transports, indemnités kilométriques, hôtels/logement, etc.) directement depuis leur espace personnel dans l’onglet Notes de frais. 

Espace_Employe__NDF.png

 

Pour effectuer leur demande ils renseignent les informations suivantes :

Espace_Employe__Ajout_NDF.png

 

Ensuite les admin du compte PayFit ou les managers des salariés recevront une notification sur leurs espaces et pourront directement valider ou refuser les ajouts de notes de frais depuis leur onglet Validation respectif. 

  • Validation depuis leur espace Entreprise : 

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  • Validation depuis leur espace personnel : 

Espace_Employe__Validation_NDF.png

 

Depuis la synthèse des notes de frais, vous pouvez retrouver le résumé de toutes les notes de frais de votre entreprise, mois par mois, catégorie par catégorie. Tous les justificatifs de chaque mois sont téléchargeables en 1 clic.

Pour garder la main sur ce poste de dépense vous pouvez suivre son évolution en comparant la somme totale des notes de frais du mois en cours avec celle du mois précédent.

 

La vue détaillée vous permet de suivre chaque note de frais mois par mois. Le bouton "Exporter" vous permet de télécharger un fichier excel avec le récapitulatif de toutes les notes de frais du mois détaillé : coût, catégorie, TVA, etc. Ce document peut être d'une grande utilité pour votre comptable.

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